Faxina geral no Zimbra sem perder o que é importante

Aqui está o passo a passo completo para o Zimbra webmail.

1. Primeiro: faça o backup (a regra de ouro)

Nunca apague nada em massa antes de ter um backup. É isso que garante que você pode limpar sem medo.

1. Entre no Zimbra webmail.

2. Vá em Preferências  → Importar/Exportar.

3. Na área Exportar, escolha o tipo Conta.

4. Importante: marque Configurações avançadas e confirme que Email está selecionado.

5. Clique em Exportar. O navegador vai baixar um arquivo .tgz.

6. Salve esse arquivo no computador e em uma nuvem (Google Drive, OneDrive etc.).

Se precisar depois, é só importar de volta.

Obs.: Este arquivo só pode ser lido no Zimbra webmail.

2. Encontre os e-mails que ocupam mais espaço

Use a barra de pesquisa do Zimbra. Ela aceita comandos especiais:

Dica: combine filtros, por exemplo: larger:5m before:01/01/2024 para achar só os e-mails grandes e antigos.

3. Faça a limpeza em massa

• Nos resultados da busca, selecione tudo (Ctrl+A) e delete o que não precisa.

• Opcional: Se o e-mail tiver anexo importante, baixe o anexo para o computador antes de apagar.

• Para notificações automáticas, newsletters e relatórios antigos, use from: ou subject: e apague centenas de uma vez.

⚠️ 4. O passo que quase todo mundo esquece: Lixeira e Spam

No Zimbra, quando você deleta um e-mail, ele não some de verdade — vai para a Lixeira e continua ocupando espaço.

• Clique com o botão direito na pasta Lixeira → Esvaziar Lixeira.

• Faça o mesmo com a pasta Spam.

• Confira também a pasta Itens Enviados — anexos que você enviou pesam igual.

• Se você usa o Porta-arquivos (Mala Direta / Arquivos), verifique se há arquivos grandes lá também.

5. Crie filtros para o problema não voltar

Depois da faxina, configure regras automáticas:

1. Vá em Preferências  → Filtros .

2. Clique em Novo Filtro.

3. Exemplo: condição "De" contém [email protected] → ação "Mover para pasta" ou "Descartar".

4. Crie o hábito de apagar e-mails que não tenham importância para o seu departamento.

5. Salve.

Assim, os e-mails que interessam ficam organizados e não voltam a lotar a caixa.

✅ Roteiro resumido (faça nesta ordem)

1. Backup completo (exportar conta).

2. Esvaziar Lixeira e Spam.

3. Buscar larger:10m → apagar ou salvar anexos.

4. Buscar before:2023 → apagar o que não interessa.

5. Buscar por remetente/assunto → limpeza em massa.

6. Criar filtros para o futuro.

7. Conferir a cota antes e depois.

Melhorias extras que valem a pena

• Faça a faxina em etapas (uma pasta por dia), não tudo de uma vez.

• Arquive em vez de deletar quando estiver em dúvida (cria uma pasta "Arquivo Antigo").

• Desinscreva-se de newsletters que você nunca lê.

• Guarde o backup em dois lugares (HD + servidor/nuvem).
  
  

6. ARQUIVAMENTO LOCAL PELO OUTLOOK CLASSIC (PST)

OBS: O limite padrão de tamanho para arquivos .pst Unicode no Microsoft Outlook Clássico é de 50 GB (a partir do Outlook 2010 até as versões mais recentes). Em versões muito antigas, como o Outlook 2003 e 2007, o limite padrão era de 20 GB.

OBS 2: Para contornar o limite de tamanho, o ideal é trabalhar divisões por data e sempre calcular uma divisão com uma margem segura, por exemplo: Temos 80GB para trabalhar, ao invés de dividirmos em 2, é mais seguro dividirmos em 3 períodos.

Precisa dividir os e-mails em 3 períodos de tempo, gerando 3 .pst

Objetivo: Sincronizar os e-mails pelo IMAP e armazenar as mensagens antigas localmente, permitindo liberar espaço no Webmail sem perder o acesso a elas.

6.1. Sincronizar e exportar os e-mails

1. Configurar a conta no Outlook Classic utilizando IMAP, caso ainda não esteja configurada.

2. Aguardar a sincronização dos e-mails com o Webmail.

3. No perfil atual, iniciar a exportação dos e-mails para um arquivo .pst.

   Acessar:

   Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar

   Selecionar:

   Exportar para um arquivo > Arquivo de Dados do Outlook (.pst)

4. Durante a exportação, utilizar os filtros para selecionar as mensagens por data de início e fim.

   • Marcar a opção "Incluir subpastas".

   • Clicar em "Filtrar".

   • Acessar a aba "Avançado".

   • Selecionar o campo "Data de início".

   Preencher os campos:

   • Condição: Em ou antes de

   • Valor: DD/MM/AAAA

   Clicar em "Adicionar à lista" e depois em "OK".

5. Avançar e concluir a exportação dos e-mails.

Observação: Anotar a pasta onde o arquivo PST será salvo para facilitar sua localização posteriormente.

6.2. Criar um perfil vazio no Outlook Classic

1. Abrir o Outlook Classic.

2. Acessar:

   Arquivo > Configurações de Conta > Gerenciar Perfis > Mostrar Perfis > Adicionar.

3. Digitar um nome para o perfil, por exemplo, "E-mails Antigos".

4. Quando a janela "Adicionar Conta" aparecer, clicar em "Cancelar" e depois em "OK".

5. O perfil vazio será criado e a janela de configuração de perfis será exibida novamente.

6. Marcar a opção "Solicitar um perfil a ser usado".

7. Confirmar as alterações.

Resultado: Sempre que o Outlook Classic for iniciado, será solicitado que o usuário escolha qual perfil deseja utilizar.

6.3. Importar os e-mails arquivados

1. Abrir o Outlook Classic e selecionar o perfil "E-mails Antigos".

2. Importar o arquivo .pst exportado anteriormente.

   Acessar:

   Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar

   Selecionar:

   Importar de outro programa ou arquivo > Arquivo de Dados do Outlook (.pst)

   • Clicar em "Procurar".

   • Localizar e selecionar o arquivo PST criado anteriormente.

   • Clicar em "Avançar" e seguir as etapas até concluir a importação.

3. Verificar se os e-mails estão disponíveis no novo perfil.

Observação: O objetivo é manter os e-mails antigos acessíveis localmente, permitindo posteriormente excluir as mensagens correspondentes do Webmail para liberar espaço.

Nilton Teodoro

Administrador de redes de computadores